Por Pablo Martín. Publicado el 11-12-2015

El sistema Me Apunto es un sistema de organización de eventos (partidos, clases, clases partido etc) que se puede basar en el nivel, el género y los tags de los clientes. Por lo tanto vamos a distinguir 3 elementos en la estructura de esta herramienta

1) Como el sistema se basa en función de estas 3 variables (Nivel, Género y Tags) el primero de los pasos consiste en alimentar la base de datos de clientes con estos elementos. Es lo que nosotros llamamos PASOS PREVIOS A LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS ME APUNTO:

  • Nivelación de clientes: es imprescindible que sea el propio club el que se encargue de asignar un nivel a los clientes, puesto que que si dejamos en manos de estos últimos la nivelación el sistema perderá su efectividad, ya que nos encontraremos partidos desequilibrados. Haga click aquí si quiere comprobar cómo la mayoría de los clubes nivelan a sus jugadores. Se introduce desde la pestaña “Niveles” de la ficha de cliente.

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  • Género: el programa permite generar eventos estrictamente femeninos, estrictamente masculinos o mixtos. Por lo tanto es importante incluir el género de los cliente al darles de alta. (Dentro de la ficha de cliente).

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  • Tags: son etiquetas que se le pueden poner a los clientes para clasificarlos por ejemplo por “disponibilidad mañanas”, “jubilado”, “infantil” etc y poder utilizar esa información para crear partidos de ciertas características. Por ejemplo si queremos hacer partidos para niños los mandaremos con el filtro de Tag “Infantil” (Clientes / Clientes activos / Seleccionar los clientes / Tags).

Además de estas 3 variables hay otros 2 campos en la zona de clientes que afectan a la inclusión de éstos en los partidos y son: 1) Bloquear partidos me apunto (excluye al cliente del sistema me apunto) y 2) Email partidos me apunto (no excluye al cliente del sistema me apunto pero deja de enviarle los emails de estos eventos).

V1 Vea el vídeo tutorial

2) Una vez seguidos los pasos anteriores se podrán dar de alta los diferentes Tipos de me apunto (Reservas / Tipos de Me apunto) que el club vaya a poner en funcionamiento. Como se ve en la imagen adjunta, sobre estos eventos se podrán configurar los siguientes campos:

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  • Nombre: para identificarlo con respecto al resto de posibles eventos Me apunto.
  • Deporte: para que asocie ese tipo de eventos a ese deporte y de ahí se fije en los niveles de ese deporte.
  • Duración Me Apunto: para prefijar la duración de esos eventos.
  • Tipo de reserva MeApunto: para que las reservas de esos eventos salgan con el precio y el color de ese tipo de reserva.
  • Permitir ver jugadores: si se marca si en esta casilla permite a los posibles clientes de estas reservas ver a los jugadores que ya se han apuntado a ellas.
  • Confirmación partido cerrado: permite elegir el modo de avisar a los clientes de que el partido al que se han apuntado se ha cerrado.
  • Confirmación partido caducado: permite elegir el modo de avisar a los clientes de que el partido al que se han apuntado ha caducado.
  • Caducidad Me Apunto: establece por defecto la anticipación en horas con la que el evento caducará en caso de que no se haya alcanzado el número mínimo de jugadores.
  • Tiene Nivel: establece si este tipo de me apunto va a tener en cuenta el nivel de los clientes o no a la hora organizarlos.
  • Nivel min. MeApunto: en caso de que se haya marcado sí en la casilla “Tiene Nivel” establece cual es el valor mínimo para esta variable.
  • Nivel max. MeApunto: en caso de que se haya marcado sí en la casilla “Tiene Nivel” establece cual es el valor máximo para esta variable.
  • Tiene Profesor: da la posibilidad de asociar estos eventos a un profesor a modo de escuela.
  • Nº Min. Clientes: número mínimo de clientes que se deben apuntar estos eventos para que se confirmen
  • Nº Max. Clientes: número máximo de clientes que se pueden apuntar estos eventos.
  • Días de antelación para acceso: antelación con la que se pueden ver, apuntar y enviar emails de estos eventos.
  • Pago por persona: si se marca establece que cada persona que se apunte a estos eventos deberá pagar el importe total del producto asociado a través del tipo de reserva o del producto que se cobre a través de las tarifas de los horarios. Esto es muy útil en eventos en los que el número mínimo y máximo de jugadores no coincide (por ejemplo mínimo 6 y máximo 20) para asegurarse de que independientemente de los clientes que se acaben apuntando van a pagar una tarifa fija.
  • Bono pago anticipado: si se deja en blanco en cliente tendrá que afrontar en pago de la reserva personalmente en el club, pero si se asigna un bono a este tipo de me apunto el cliente deberá tener saldo suficiente en el bono para poder apuntarse en un me apunto de este tipo. Al clientes se le restará el saldo en el momento en el que se apunte y si finalmente el evento caduca el programa se encargará de anular el consumo del bono de manera automática.
  • Máximas reservas por adelantado: permite establecer el máximo de eventos de este tipo a los que puede estar apuntado un cliente desde el momento actual al futuro sin límite.
  • Mostrar online: permite ocultar los eventos de este tipo para control exclusivo desde administración.
  • Descatalogado: sirve para dejar de utilizar un tipo de me apunto que el centro utilizara en el pasado.

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3) Creación de eventos me apunto: una vez que tenemos alimentada la estructura anterior sólo quedan por crear los eventos que se quieran ir ofreciendo a los clientes desde Reservas / Me apunto / Nuevo.

Una vez seleccionados el día, la hora y la instalación en la que se va a crear el evento sólo queda rellenar los datos del evento me apunto

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En caso de convertir un me apunto en Múltiple es muy recomendable darle una descripción, como por ejemplo Partido M-12h P1, para que en caso de que queramos anularlo todo en un sólo paso tengamos un atributo en común a todos ellos.

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MeApunto