Por Pablo Martín. Publicado el 10-12-2015

En este post vamos a detallar los pasos para la domiciliación de recibos separando en 5 partes la generación de la remesa de domiciliación en cualquiera de sus variantes:

1) Datos del acreedor y presentador:

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Dentro de Configuración / Empresas se deben recoger los datos bancarios a favor de los que se va a generar la domiciliación (los datos bancarios del centro o datos del acreedor/presentador).

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Se pueden dar de alta todos los presentadores que se necesiten para generar archivos de domiciliación desde el programa.

Al dar de alta uno nuevo hay que fijarse sobre todo en los datos del Acreedor y del Presentador. Si el centro no distingue entre datos del acreedor y del presentador habrá que poner los mismos datos, puesto que todos los campos de acreedor y presentador son obligatorios.

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El Prefijo acreedor/presentador son números de 3 dígitos que tendrá que proporcionar el banco.

2) Generación de la estructura de cuotas

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La estructura final de las cuotas viene determinada por 3 factores: datos del cliente, datos del producto y datos de la cuota periódica del cliente.

  • Datos del cliente: dentro de la ficha del cliente hay un grupo de campos de Facturación. Todos ellos son obligatorios - salvo el campo Titular - siempre que queramos domiciliar a ese cliente algún recibo suyo o de algún cliente beneficiario de él (hijo, cónyuge etc)

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En este apartado es importante remarcar que los datos de Facturación que se rellenen en la ficha del cliente no tienen porqué ser finalmente los datos sobre los que se giren los recibos de ese cliente puesto que si el cliente (llamémosle Beneficiario) está Asociado a otro cliente (llamémosle Titular) el programa dejará de tener en cuenta los datos del cliente Beneficiario a la hora de domiciliar recibos a ese cliente y pasará a tener en cuenta SÓLO los datos del cliente Titular. En caso de que al cliente se le domicilien sus propios recibos será obligatorio que se rellenen los datos de Facturación.

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  • Datos del producto: cuando el producto es una cuota y rellenamos los datos de Periodicidad y Día inicio debemos tener en cuenta además que si marcamos la casilla de Domiciliar recibos por defecto las cuotas de los clientes (que es el siguiente apartado) se van a generar con esa misma casilla Domiciliar recibos en posición . Si no la marcamos entonces las cuotas periódicas de los clientes por defecto se generarán con esa misma casilla Domiciliar recibos en posición No.

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  • Datos de la cuota periódica del cliente: una vez que se ha asociado un producto del tipo cuota a un cliente (ya sea por haberle añadido como alumno de un curso, por haberse añadido una cuota manualmente, por haberle asignado un tipo de cliente que conlleve cuota, por haberte apuntado a un ranking etc) tenemos una ficha como la de la imagen siguiente en la que podemos editar para marcar o desmarcar la casilla de Domiciliar recibos o cambiar alguno de los otros datos.

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El hecho de que Domiciliar recibos tenga un sólo quiere decir que cuando emitamos las cuotas esos recibos se van a generar por defecto con estado Pendiente de domiciliación.

Por lo tanto la gran ventaja de esta estructura es que si el centro al dar de alta las cuotas de los clientes marca aquellos que quieren Domiciliar recibos y aquellos que no quieren facilita mucho la generación del archivo de domiciliación (siguiente apartado) puesto que con el simple filtro de Estado - Igual - Pendiente de domiciliación dentro de los listado de Facturación / Productos vendidos pendientes de pago consigue todo aquello que pretende remesar a través del banco.

3) Emisión de cuotas

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En este menú tenemos la posibilidad de seleccionar las cuotas que queramos para marcar dos fechas (la de inicio y la de fin) y en un sólo paso Emitir Recibos en ese intervalo de tiempo.

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Al principio es conveniente no emitir los recibos de esta manera y sí hacer producto por producto para de esta manera revisar que esté todo correcto. Para ello habría que entrar en Configuración / Cuotas y dentro de cada una de ellas hay una pestaña de cuotas desde la que podemos emitir y revisar los recibos.

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Una vez revisadas podemos marcar la casilla del mes en curso (en el ejemplo de la imagen noviembre) para a continuación pulsar el botón Emitir.

El botón Omitir sirve para cancelar un recibo de las cuotas marcadas y el Editar sirve para modificar el importe de las cuotas marcadas.

4) Generación del archivo de domiciliación

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Este es el apartado más flexible de todos puesto que los filtros que se hagan dentro de este listado dependen directamente de la estructura de datos de cada centro. Si se ha seguido la dinámica del punto 2 Generación de la estructura de cuotas uno de los filtros que se pueden incluir es Estado - Igual - Pendiente de domiciliación. Otro importante filtro es el que hace referencia al Vencimiento de los recibos. Hay que tener claro que hablamos de Vencimiento -que es la fecha en la que se devenga el recibo- y no de Fecha -que es la fecha en la que se ha emitido el recibo-.

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La Subfamilia nos sirve para poder acortar por áreas de negocio los recibos que se pretenden domiciliar. En el ejemplo de la imagen vemos que hemos acotado los recibos de las cuotas de socio pendientes de domiciliación de el mes en curso.

Una vez generado el filtro y antes de pulsar el botón de Previsualizar Q19 sería bueno guardar el filtro que hemos realizado ya que en principio se supone que todos los meses los criterios de búsqueda van a ser los mismos. Con esto conseguimos ahorrar mucho tiempo en el proceso de domiciliación mensual y también conseguimos que este trabajo no dependa sólo de un trabajador que conoce esos criterios. Para ello podemos ir a Mis Listados / Guardar / dar nombre al archivo y decidir si lo compartimos con el testo de usuarios o no.

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Una vez guardado el listado se almacena en Mis Listados / Editar mis listados desde donde podemos marcarlo como favorito pulsando sobre la estrella y dejándola en color amarillo.

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5) Descarga del archivo y subida al banco

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Terminado de generar el archivo podemos entrar a Facturación / Q19 para entrar a ver el archivo y descargarlo como norma Q19, norma 19-14 CORE o norma 19-15 COR1

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En caso de que alguno de los recibos de los clientes venga como devuelto podemos marcar la casilla de la fila del cliente y usar los botones de la línea inferior para Marcar Devuelto (en cuyo caso el programa vuelve a generar el recibo con estado Pendiente de domiciliación) o Marcar Devuelto y no domiciliar (en cuyo caso el programa vuelve a generar el recibo con estado Pendiente de pago). Estas opciones se pueden combinar con el botón de Seleccionar todo para “echar para atrás todo el archivo” y que todo vuelva a estar pendiente de pago/domiciliación.

Incluso si el club puede conseguir a través del banco el archivo de todas las domiciliaciones devueltas podría gestionar esas devoluciones desde Facturación / Q19 / Gestionar devoluciones.

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NOTA: en los filtros sobre el listado de Facturación / Productos vendidos pendientes de pago es muy importante tener en cuenta la diferencia entre fecha y vencimiento. La fecha de un recibo es el momento en el que se ha generado y el vencimiento es el momento en el que devenga ese recibo. Por ejemplo una reserva cobrada el día 10/10/2015 que se juega el 2/12/2015 generaría un cobro con fecha 10/10/2015 pero vencimiento 2/12/2015.

Domiciliación Q19 Cuotas SEPA