Por Pablo Martín. Publicado el 09-12-2015

El sistema de bonos se compone basicamente de 4 elementos:

1) El Bono en sí no es un producto sino una forma de pago para que el cliente pueda adquirir otros productos como por ejemplo reservas. Hay 2 posibles tipos de bono:

  • Bono Monedero (acumula saldo en dinero): un ejemplo de bono monedero es, valga la redundancia, el Bono Monedero. Este sirve para que el cliente acumule un saldo de dinero dentro del club y lo pueda canjear por productos de distinto tipo como una reserva, un bote de pelotas, una sesión de fisioterapia etc.

  • Bono Unidades (acumula saldo en unidades): un ejemplo de bono unidades es por ejemplo Bono de Reservas de Padel. El cliente puede recargar por ejemplo 10 unidades, canjeables solamente por reservas de padel, a un precio de X€.

2) Productos permitidos para pagar con ese bono.

3) El producto asociado a la Recarga de Bono no es más que un producto que se da de alta para poder contabilizar lo que se cobra en concepto de recargas y asociarlo a una subfamilia.

4) Los Tipos de Recarga de Bono son posibles recargas automatizadas de los bonos. Por lo tanto de un mismo bono puede haber muchas posibles recargas. Esto es muy habitual con el bono monedero.

Pongamos un ejemplo común. Un club da la posibilidad a sus clientes de recargar el bono monedero en cantidades de 50€, 100€ y 200€. En este caso existiría un único bono, el Bono Monedero; el producto que aparece en los cobros cuando el cliente hace la recarga sería un producto que se llamara Recarga Bono Monedero y 50€, 100€ y 200€ son 3 tipos distintos de recarga de bono.

Es importante entender que cuando el cliente hace una recarga de bono es cuando en realidad el club está efectuando un “Cobro” (se está ingresando dinero) y que cuando el cliente usa ese saldo para pagar una reserva por ejemplo el club efectúa un “Cobro Efectuado con Bono” (no se está ingresando dinero, sino que sólo se descuenta saldo del bono del cliente).

A continuación entramos a describir más en detalle los 4 elementos anteriores:

1) Formas de pago: (Configuración / Formas de pago) dentro de las formas de pago los campos que pueden interesarnos son:

  • Tipo: para este caso sólo nos interesa Bono Monedero y Bono Unidades.
  • Disponible por defecto: se refiere a si va a estar disponible por defecto para cualquier tipo de cliente.
  • Disponible online: este botón habilita la forma de pago para poder pagar reservas a través de la zona de cliente.
  • Saldo Visible: permite a los clientes con saldo consultarlo a través de la zona de clientes, así como los movimientos que se han hecho con ese bono.
  • Ratio Bono Unidades: indica la relación entre las unidades de recarga del bono y las unidades consumidas. Por ejemplo un bono de clases de 3 alumnos tendría un ratio igual a 3. Este no es un campo obligatorio.
  • Sumar puntos: sirve para determinar si esta forma de pago debe sumar puntos en los bonos de fidelización cuando se pague con ella.

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2) Productos permitidos para pagar con ese bono: en el ejemplo de la imagen se ve un bono de reservas en el que una unidad de bono corresponde a una cuarta parte de la reserva. Además viene especificado en productos permitidos que las unidades de ese bono sólo se pueden canjear por los productos “Reserva Hora Valle” y “Reserva Hora Punta”.

V1 Vea el vídeo tutorial

3) El producto asociado a la Recarga de Bono no es más que un producto que se da de alta para poder contabilizar lo que se cobra en concepto de recargas y asociarlo a una subfamilia. Estos productos vienen creados por defecto en el programa y en ellos no hay que configurar ningún precio puesto que el precio de la recarga de bono se determinará en el siguiente elemento de Tipos de recarga de bono.

V2 Vea el vídeo tutorial

4) Tipos de recarga de bono: (Clientes / Tipos de recarga de bono) los campos a completar dentro de las recargas de bono son:

  • Nombre: es el nombre que le vayamos a dar a esa recarga. Por ejemplo “Recarga Bono Monedero 100€ por 95€”
  • Tipo de Bono: es el bono (forma de pago) al que se va a imputar la recarga de saldo.
  • Cantidad recarga: es la cantidad de saldo que se va a recargar en el bono. Podrá ser una recarga de unidades o de dinero dependiendo del tipo de bono.
  • Precio recarga: es el precio que se va a pagar por el total de la recarga del bono
  • Producto: no es más que el producto que va a figurar en los cobros para llevar un control de lo ingresado por el producto por ejemplo “Recarga de bono”.
  • Activo por Internet: permite al cliente realizar la recarga de saldo desde la zona de clientes y pagarla a través del TPV siempre que esté dado de alta en el programa.
  • Activo en Recepción: permite realizar esa recarga de bono desde administración.
  • Días caducidad: son los días que va a estar activo el saldo del bono a contar desde el día de la recarga. Este campo no es obligatorio.

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V3 Vea el vídeo tutorial

En el ejemplo de la imagen vemos un tipo de recarga para el “Bono Monedero” de 110€ de recarga pagando 100€, que está activo tanto desde la administración como desde la zona de clientes y que tiene una duración de 365 días. Además el producto que figurará en Facturación / Cobros cuando se haga la recarga será “Recarga de bonos”.

Una vez dado de alta un tipo de recarga de bono podemos asociarle uno o varios tipos de cliente para que de esa manera sólo esos tipos dispongan de esa recarga de bono con esas mismas condiciones. Si en el tipo de recarga de bono no asignamos ningún tipo de cliente todos los tipos de cliente tendrán disponible esa posible recarga. Esta funcionalidad esa supeditada a la activación en recepción y internet de la recarga de bono.

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Las grandes ventajas de esta mejora son:

  • Se pueden automatizar las posibles recargas a las que debe poder optar cada tipo de cliente desde la zona de cliente
  • Se reduce a cero el margen de error desde administración a la hora de realizar las recargas de bono de los clientes puesto que a cada uno sólo le aparecen “sus” tipos de recarga de bono
  • No sólo se pueden limitar las recargas de bono sino que también se pueden limitar los accesos a según qué bonos

NOTA: es importante entender que realizar una recarga de bono a un cliente no genera ninguna reserva. De esta manera si por ejemplo fuéramos a dar de alta una serie de clases particulares para un cliente que va a recarga un bono deberíamos hacer lo siguiente:

  • Dar de alta las clases desde Escuela / Clases particulares.
  • Recargar el bono al clientes desde la pestaña de “Bonos” de la ficha del cliente (Clientes / Clientes activos).
  • Ir descontando la unidades del bono a medida que se vayan dando esas clases programadas desde Reservas / Ocupación / Click sobre la reserva de la clase / Pago rápido / Seleccionar la forma de pago correspondiente al bono.

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A continuación de muestra de manera esquemática la diferencia entre un cobro en una forma de pago normal y el funcionamiento de un bono dividiendo éste último entre Recarga del bono y Consumo del bono.

V4 Vea el vídeo tutorial

En un cobro directo las transacciones que se dan se producen en sólo 2 direcciones, es decir, existe una relación directa entre la transacción del producto que recibe el cliente Juan y la transacción de dinero (en efectivo, tarjeta, domiciliación, TPV Virtual o transferencia) que recibe el club.

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En el funcionamiento de los bonos debemos dividir el funcionamiento en 2 partes:{ul}{li}

Recarga del bono: es en este momento en el único en el que se produce un movimiento de dinero real (en efectivo, tarjeta, domiciliación, TPV Virtual o transferencia) y por lo tanto se produce un cobro. Si ese cobro se efectúa en efectivo o tarjeta, además de en el listado de cobros, aparecerá en el listado de caja de ese día.

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Consumo del bono: en este momento no se produce ningún movimiento de dinero real sino un cobro efectuado con bono y por lo tanto un descuento del saldo del bono del cliente, que ha tenido que ser recargado previamente (como hemos visto en el paso anterior). Es también en este momento en el que el cliente satisface su necesidad con el producto.

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Bonos